Die Arbeit der Mitarbeitenden vereinfachen und die Effizienz der Thurvita erhöhen. Das sind Ziele, welche mit der Software «Swing» und «Abacus»ab dem 1. Januar 2019 erfüllt werden.«vITa» heisst das anspruchsvolle Projekt, das in diesem Jahr aufgegleist wird. Kurt Bischof ist Projektleiter für vITa. Er sagt, was die neue Software-Lösung für die Mitarbeitenden bedeutet.
Kurt Bischof, nicht alle kennen Dich bei Thurvita. Stell Dich bitte kurz vor.
Ich bin Betriebsökonom FH und seit 12 Jahren im Altersbereich tätig. Vorher war ich unter anderem mehrere Jahre Projektleiter für Informatiklösungen. Bei Thurvita bin ich seit vier Jahren im Projektmanagement tätig. Dabei geht es um übergeordnete, bereichsübergreifende Projekte.
Welche Projekte waren das in der Vergangenheit?
Dazu gehörten das Haus für Demenz, das Quartierzentrum Bronschhofen und die Vorbereitungsarbeiten für Thurvita Care.
Aktuell bist Du zuständig für das Softwareprojekt „Swing-Abacus“. Was tust Du da?
Zuerst galt es die Verträge auszuhandeln und jetzt geht es um die Gesamtkoordination. Eine besondere Herausforderung ist die Einhaltung des Termins vom 1.1.2019. Daneben ist die Kostenkontrolle von zentraler Bedeutung. Hinzu kommen die Kommunikation nach innen und aussen und natürlich eine regelmässig Information der Verantwortlichen über den Stand des Projekts.
Alard du Bois-Reymond hat die Schwachstellen der heutigen Softwareumgebung benannt. Was sind für Dich die grössten Mängel?
Wir haben heute getrennte EDV-Welten zwischen dem ambulanten und stationären Bereich für Kunden und Mitarbeitende. Das steht in einem krassen Widerspruch zur Unternehmens-Strategie, welche von einer Vermischung der Leistungen ausgeht. Es ist ein gravierender Nachteil, dass man keine Gesamtübersicht hat, denn für dieselbe Person müssen je nach Bereich die gleichen Daten mehrfach erfasst werden.
Was ist die Lösung?
Notwendig ist eine gemeinsame Datenbasis für Mitarbeitende und Kunden und das geht nur mit einer einheitlichen Software. Unsere Lösung besteht aus zwei Software-Produkten: „Abacus“ im Bereich Finanzen&Lohn und „Swing“ mit Anwendungen für die ambulanten und stationären Bereichen, sowie für die Infostelle. Massgebend ist, dass alle diese Teillösungen auf gemeinsame Daten zugreifen können.
Bedeutet die neue Lösung mehr oder weniger Arbeit für die Mitarbeitenden?
Insgesamt weniger. Die grundsätzlichen Daten müssen weiterhin erfasst werden, aber nur noch einmal und das heisst: Weniger Arbeit. Alle zusätzlichen Daten werden dann von den Mitarbeitenden erfasst, so wie sie das heute schon tun.
Software-Projekte sind Risiko-Projekte. Wie wird das Risiko reduziert?
Wir haben mit Swing und Abacus zwei Programme, die in der Praxis bewährt sind. Das ist ein Vorteil. Wir sind uns aber auch bewusst, dass wir damit nicht alle Wünsche erfüllen können, weil halt ein gewisser Rahmen vorgeben ist. Es sind flexible Lösungen mit gewissen Grenzen. Grenzenlose Individuallösungen wären theoretisch möglich, aber sie bergen ein grosses Risiko. Ein zweiter Vorteil dieser Standardlösungen ist aber auch klar: Jedes Mal, wenn es eine Weiterentwicklung gibt, dann werden wir diese bei uns einbauen können. Und gerade im Bereich Gesundheits-Software gibt es viele Veränderungen. Nehmen wir nur das Beispiel: „elektronisches Patientendossier“. Ab 2022 sind Alters- und Pflegeheime verpflichtet, das elektronische Patientendossier einzuführen. Mit einer Standardsoftware sind wir dafür fit.
Schauen wir die einzelnen Bereiche an. Was ändert sich für eine Mitarbeiterin bei der Spitex?
Die Spitex erfasst die Daten schon heute mit Smartphones, da ist ein Umsatteln auf ein Tablett kein grosser Schritt. Was das aber für jeden Arbeitsschritt konkret bedeutet, werden wir in den nächsten Monaten herausfinden. Dafür gibt es Prozess-Workshops, an denen Spitex Mitarbeiterinnen teilnehmen.
Was ändert sich für die Mitarbeitenden in der stationären Pflege?
Heute werden die Angaben im Stationszimmer mit dem PC erfasst. Neu werden die Leistungen direkt ins Tablett eingegeben. Dank der mobilen Geräten sind die Informationen im Bewohnenden-Zimmer verfügbar. Wer etwas nicht weiss, muss also nicht zuerst ins Stationszimmer. Die Leistungen können zudem sofort quittiert werden. Auch das spart Arbeit und die Informationen sind in der Pflegedokumentation festgehalten.
Was ändert sich für die Infostelle?
Die Infostelle ist die Eingangspforte zur Thurvita, hat aber bis heute keine elektronische Unterstützung. Mit Swing erhalten sie eine Applikation, mit der sie Informationen umfassend erfassen können und das führt zu qualitativ besseren Daten. Auch Beratungsgespräche und Abmachungen können mit dem Swing-System festgehalten werden. Das hilft beim Finden einer optimalen Lösung.
Was ändert sich für die Administration, Personal und Finanzabteilung?
Mit Abacus erhält die Finanzabteilung eine Software, die heute in Schweizer Firmen und Institutionen bereits weit verbreitet und anerkannt ist. Beim Personal wird es nicht mehr zwei verschiedene Systeme geben, sondern alle Mitarbeitenden werden in einem System erfasst. Damit reduziert sich auch der Aufwand.
Was haben die Mitarbeitenden von der neuen Lösung?
Meine Kolleginnen und Kollegen werden mit Hilfe der neuen Software umfassender über die Kunden informiert sein und ergänzen das Vorhandene nur noch mit neuen Fakten.
Wo steht das Projekt aktuell?
Wir starten in diesen Tagen. Der Plan ist gemacht. Die Projektteams stehen und darin sind Mitarbeitende aus allen Bereichen vertreten. Jetzt geht es darum die Termine für die Workshops und Meetings zu fixieren, damit wir das Ziel erreichen. Der erste Workshop findet Anfang März statt. Ich erhoffe mir, dass die Teilnehmer dieser Workshops die Vorteile erkennen und auch bereit sind, Veränderungen mitzutragen.
Bist du guten Mutes, dass es am 1.1.19 klappt?
Ja, aber es ist eine grosse Herausforderung. Alles muss am 1. Januar fertig sein, eine Verschiebung auch nur um ein paar Tage liegt nicht drin. Wir müssen die Termine von Anfang an einhalten, weil wir sonst eine unnötige Hektik riskieren.
