Die Arbeit der Mitarbeitenden vereinfachen und die Effizienz der Thurvita erhöhen. Das sind Ziele, welche mit der Software «Swing» und «Abacus»ab dem 1. Januar 2019 erfüllt werden.«vITa» heisst das anspruchsvolle Projekt, das in diesem Jahr aufgegleist wird. Warum es «vITa» braucht, erklärt Alard du Bois-Reymond im Gespräch mit Thurvita Today.
Warum kamen Sie auf die Idee ein derart neues Projekt anzupacken?
Thurvita bietet bekanntlich ganz unterschiedliche Dienstleistungen an und dafür gibt es jeweils eigene Software-Lösungen. Das gilt zum Beispiel bei der Spitex oder für den Stationären Bereich bei der Erfassung von Leistungen, aber auch für die Buchhaltung. Diese Programme sind aber untereinander nicht vernetzt und passen nicht zusammen.
Das die Software nicht zusammenpassen, ist keine neue Erkenntnis.
Das ist so. In den letzten Jahren haben wir uns mit dieser eigentlich unbefriedigenden Situation arrangiert. Wir nahmen die Mehrarbeit in Kauf und betrieben an einzelnen Stellen Pflästerlipolitik. Aber bei den Diskussionen über die Umsetzung der neuen Strategie wurde uns bewusst, dass die bisherige Situation nicht zukunftstauglich ist.
Wo hat diese Strategie Auswirkungen?
Es gibt zwei Themen, die wichtig sind: Die Erfassung von Kunden- und Leistungsdaten einerseits und anderseits die kombinierten Leistungen in zukünftigen Quartierzentren.
Wo ist das Problem bei der Erfassung?
Nehmen wir einen Kunden, der über eine bestimmte Zeitspanne verschiedene Leistungen bezieht. Zum Beispiel bucht er die Haushaltshilfe bei der Spitex; ein paar Monate später ist er Patient bei Thurvita Care; dann wohnt er wieder zuhause und bezieht bei der Spitex eine Pflegeleistung und schliesslich tritt er ein paar Monate später in eines unserer Heime ein. Für jeden dieser Schritte müssen wir heute den Kunden komplett neu erfassen, denn die Daten aus der einen Anmeldung können nicht für eine andere Anmeldung verwendet werden, weil es keine gemeinsame Datenbasis, keine universelle Datenbank gibt. Das ist fürchterlich aufwendig und viele Informationen gehen bei den Übertragungen verloren. Doch solche komplexen „Lebensläufe“ der Thurvita Kunden werden immer mehr zu unserer Realität, weil wir uns als universellen Dienstleister verstehen, der den ganzen Lebenszyklus von alten Menschen abbildet. Darum müssen wir in der Lage sein, die Daten zentral und für alle Dienstleistungen gültig zu erfassen.
Welche Bedeutung hat eine neue Software für die Quartierzentren?
In den künftigen Quartierzentren rücken ambulante und stationäre Leistungen nahe zusammen. Wenn die Informatik der ambulanten und der stationären Leistungen nicht zusammenpassen, dann kann diese Nähe gar nicht hergestellt werden. Spätestens dann wird die Informatik zu einem Hindernis, statt zu einem Helfer. Wir mussten realisieren, dass die bisherigen «workaround-Lösungen» uns hier nicht weiterbringen.
Was ist die Anforderung an die neue Software?
Sie muss alles aus einem Guss anbieten. Ein Kunde soll nur einmal erfasst werden, egal welche Leistungen er bezieht und auch die verschiedenen Leistungen werden nur einmal erfasst. Mit der neuen Software wollen wir zwei Fliegen auf einen Schlag treffen: Sie soll zukunftsfähig sein und die tägliche Arbeit erleichtern.
Ab wann ist es soweit?
Ab 1.Januar 2019 soll das System operativ sein. Damit uns das gelingt arbeitet unser Projektkoordinator Kurt Bischof gegenwärtig mit Hochdruck an der Planung.
Gibt es einen «Big Bang» oder passiert das Stufenweise?
«Big Bang» heisst ja: Alles auf einmal. Für den Kern der Anwendung – die Kundendaten, die Leistungserfassung und die Verrechnung – gibt es diesen Big Bang. Einige ergänzenden Anwendungen wie das Personalinformationssystems werden aber etwas später eingeführt.
Mit der neuen Software werden die Infostelle, die ambulanten und stationären Leistungen, sowie die Personaldaten einfacher zu handhaben sein. Der Bereich Hotellerie ist nicht angeschlossen. Warum?
Es wäre schön, wenn das möglich wäre. Aber die «Eierlegende Wollmilchsau» gibt es auch in der Informatik nicht. Wir fanden ein überzeugendes System, das die Leistungen aus dem Bereich Information, Pflege und Personal umfassend abbilden konnte. Aber auch im Bereich Hotellerie und Aktivierung wird SWING gewisse Prozesse unterstützen können. In einem Prozess-Workshop, der im 1. Semester 2018 stattfinden wird, werden diese Prozesse festgelegt und anschliessend in der Software entsprechend abgebildet.
Ist das neue System eine Neuentwicklung oder übernimmt man etwas Bestehendes?
Wir haben das Glück, dass wir mit «Swing» eine fertige Software haben, bei der man nur noch Einzelteile anpassen muss. Es ist vergleichbar mit einer bestehenden Maschine, bei der nur noch Einzelrädchen justiert werden müssen.
Informatik-Projekte laufen oft aus dem Ruder und werden zu einem Fass ohne Boden. Wie schützen Sie sich davor?
Die Softwarefirma «Swing» hat bereits ähnliche Projekte realisiert und ihre Software ist erfolgreich im Einsatz. So hat zum Beispiel Rajovita, eine ähnliche Organisation wie wir, schon eine angepasste Swing-Software im Einsatz. Das macht uns zuversichtlich, aber eine Garantie gibt es nie.
Wenn Thurvita dieses System hat, ist man dann ein Vorreiter oder im Mittelfeld, weil das heute praktisch jeder macht?
Ich denke, wir sind Vorreiter, wenn das System in einem Jahr läuft. Wir sind aber auch Vorreiter, weil wir mit Swing einen Partner haben, der eine ähnliche Vision wie wir hat. Auch sie finden, dass man Leistungen für Menschen in einem hohen Alter in Zukunft aus einer Hand anbieten muss. Ich kenne niemanden, der dann so gut mit der Informatik unterstützt sein wird, wie Thurvita.
Und die Mitarbeitenden müssen nun noch zwölf Monate warten und leiden?
Ja, besser wird es bezüglich Software im Jahr 2018 nicht. Aber ab dem 1. Januar 2019 ändert sich einiges.
